Como ser mais produtivo no trabalho é algo que todos almejam, mas nem todos conseguem ter uma produtividade que agrade e cause um sentimento de orgulho dentro de si. Além disso, muita das vezes a pessoa se senti culpa por não ter rendido o tanto que gostaria. Chegar ao final do dia com aquele sentimento de culpa por não ter feito quase nada não é agradável.
Como ser mais produtivo no trabalho virou um desafio
Quem nunca passou por uma situação em que sentiu que o dia não foi tão produtivo quanto o esperado? Muitas tarefas, reuniões, solicitações, pequenas distrações, conversas paralelas, mau gerenciamento do tempo, são inúmeros os fatores que podem contribuir para um dia improdutivo.
Muitas pessoas argumentam que precisam de dias com mais de 30 horas para que consigam terminar todos os seus afazeres. No entanto, o verdadeiro segredo está em ser mais produtivo no trabalho por meio do melhor aproveitamento de seu tempo.
Manter o foco no trabalho
Com as mil tarefas que devem ser desempenhadas ao mesmo tempo e a conectividade cada vez mais latente, ficou ainda mais difícil ter foco no trabalho. Isso faz com que, muitas vezes, a produtividade caia, o que não é bom nem para a empresa, nem para você.
Mas não é preciso se desesperar ao constatar que você não consegue ser objetivo ao realizar as suas tarefas. Segundo uma pesquisa recente da consultoria Track Via, o bate papo com os colegas de trabalho é o que, realmente, empaca a rotina diária de tarefas. De acordo com o levantamento, 14% dos profissionais americanos afirmam que as conversas paralelas são o motivo para tanto atraso no trabalho, seguido por problemas técnicos e reuniões com os chefes. Apesar de não figurar na primeira posição, as redes sociais e internet aparecem na quarta posição com 9% dos votos.
Com mil e uma atividades para serem desempenhadas ao mesmo tempo, manter o foco é cada vez mais complicado, isso faz com que a produtividade caia e o seu desempenho também!O importante é, apenas, saber organizar o seu dia, pois assim tudo fluirá com mais tranquilidade.
“Grande parte das pessoas tem controle sobre os seus horários. Então, basta saber o que você deve fazer em cada momento do dia. Para isso, é preciso também que você se conheça e saiba como é o seu ritmo de trabalho, para entender em que horário você rende mais”.
Passo a Passo de como ser mais produtivo no trabalho
1. Faça uma lista de tarefas
Para garantir que você terá foco no que realmente importa ao longo do dia comece as suas atividades profissionais fazendo um levantamento do que deve ser realizado no transcorrer das horas. “As distrações e o conforto são inconscientemente as grandes atrações das pessoas.
Nós temos uma grande tendência a querer fazer primeiro aquilo que mais gostamos, deixando as coisas chatas ou as que temos dificuldade para depois”.
Então, planeje e organize o seu dia.
“Logo que chegar na empresa, cheque sua caixa de e-mails para verificar se existe alguma urgência que precisa ser resolvida. Depois retorne a sua lista e grife as três ou cinco atividades que não podem, de maneira alguma, passar daquele dia”. Dessa forma, você conseguirá dar importância ao que realmente é prioridade.
Assim como você faz com as prioridades do seu dia, faça também com a sua semana. Isso ajuda a evitar que você marque reuniões importantes para sexta-feira, por exemplo, quando está naturalmente mais cansado. “Aproveite os três primeiros dias para fazer o trabalho mais pesado e deixe para quinta e sexta-feira aquelas tarefas que não exigem tanto do seu lado intelectual. Isso vai ajudá-lo a ter bons resultados”.
2. Tenha prioridades
Durante o dia, é sempre bom relembrar o que você deve cumprir, quem são as pessoas com as quais você não pode deixar de falar e como você se preparou para estar entregue a cada um dos seus compromissos anotados na lista de prioridades. Isso o ajudará a manter o foco no trabalho.
Mas saiba que, apesar de tudo e todos requisitarem a sua atenção ao mesmo tempo, a melhor maneira de trabalhar é fazendo uma atividade de cada vez. “Quando estamos em um processo de ansiedade extrema, é muito comum trabalharmos, por exemplo, com vários arquivos, pastas e sistemas abertos ao mesmo tempo. Isso é apenas uma ilusão de que tudo está sob controle e gera maior ansiedade e pressão. Por isso, é importante saber priorizar as tarefas”.
3. Desconecte-se
Para que você possa dedicar a atenção necessária para cada um dos assuntos a serem resolvidos no dia, é preciso definir quanto tempo você ficará conectado, já esse é um dos grandes problemas para a produtividade de qualquer trabalhador.
“Hoje, o brasileiro perde, em média, 2 horas de trabalho por dia por causa das redes sociais. Essa é uma relação complicada, porque esses meios, apesar de atrapalharem, também são importantes para o desenrolar dos afazeres diários. Mas é preciso saber dosar isso tudo”.
Tenha uma disciplina mais rígida para acessar e-mail e redes sociais, para falar ao telefone e para responder mensagens. “Estabeleça horários para a tecnologia”.
4. Relacione-se com as pessoas
Não é porque você tem diversas atividades a serem desenvolvidas que deve se trancar em sua sala. Pelo contrário, é importante que você circule pela empresa.
“Reserve um espaço no dia para investir em relacionamento com subordinados, pares e superiores. Nessas conversas, sempre surgem novas ideias ou projetos, e isso com certeza aumentará a sua produtividade”. Caso você seja daqueles que rende mais depois do almoço, aproveite as primeiras horas do dia para isso também.
5. Organize seu ambiente de trabalho
Não importa se você trabalha em uma célula compartilhada ou em uma sala reservada, o importante é manter o seu ambiente de trabalho funcional e organizado. “Nada de papéis avulsos, gavetas lotadas e anotações por todos os lados. Quanto mais limpo for o seu ambiente de trabalho, maior será a sua agilidade e, consequentemente, a sua produtividade”
6. Cuide da agenda pessoal
Não é apenas com o trabalho que você deve se preocupar. “Lembre-se de que o seu dia de trabalho está conectado a sua agenda pessoal”. Por isso, preocupe-se, também, com a qualidade do sono e com o seu despertar, pois eles influenciam na produtividade. “Caso você tenha dificuldades para levantar no mesmo momento em que o despertador toca, respeite o ritmo do seu corpo e programe-o para mais cedo, pois assim você consegue levantar com calma”, recomenda Andrea. Isso ajuda o começo do seu dia, melhorando o raciocínio e a produtividade.
7. Fique de olho na saúde
Outro ponto importante é a alimentação. “Se você faz uma refeição leve, seu organismo consegue processar com facilidade o alimento, fazendo com que a sua energia possa ser voltada para o trabalho e não para a digestão. Uma comida mais pesada atrapalha o desempenho”. Da mesma forma, ficar sem comer também não é bom, pois você precisa de energia para produzir.
Fazer atividades físicas é outra boa estratégia, seja antes ou depois do trabalho. “Ajuda a melhorar a disposição e o sono, o que traz mais concentração e produtividade”.
8. Faça anotações
Você possui várias solicitações que precisam ser cumpridas? Anote tudo, não confie na sorte, muitas vezes com as atividades do dia, você pode acabar esquecendo-se de alguma delas e poderá ser cobrado por isso depois.
9. Cuidado com as distrações
Evite as distrações como a internet, redes sociais em horário de trabalho, telefonemas pessoais, músicas e conversas paralelas com outros colaboradores.
A internet é útil, mas pode nos tomar um tempo precioso se não for bem controlada, além de ser viciante. Se você é daqueles que perde muito tempo e nem vê quando está navegando na internet, procure definir horários para isso.
Se na sua empresa o uso é proibido, não transgrida as regras. Se for liberado, procure definir pequenos horários para o uso e não o ultrapasse.
Para um trabalho produtivo, manter a concentração é fundamental.
10. Divida uma grande meta em pequenas tarefas
Você já teve uma ideia genial e acabou ficando desanimado quando percebeu como seria trabalhoso colocá-la em prática? É mais ou menos o que acontece com resoluções de ano novo: são projetos tão grandes que parecem inatingíveis. Em vez de ficar se frustrando, fique mais produtivo:
transforme uma meta grande em pequenas tarefas. Fazendo um pouco todos os dias, o trabalho se torna menos doloroso e você se incentiva automaticamente ao ver seu trabalho tomando forma.
